プライバシーポリシー

株式会社京阪物流（以下「当社」といいます）は、当社が提供するアプリケーション「AI点呼さん」（以下「本サービス」といいます）における、利用者の個人情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシーを定めます。

1. 取得する情報

本サービスでは、以下の情報を取得することがあります。

• 氏名、メールアドレス、電話番号、所属組織
• 運転免許情報（番号、有効期限、種類）
• 勤怠情報（出退勤時刻、休憩時間、業務内容、日報）
• 位置情報（緯度・経度・移動軌跡。取得条件は第3条参照）
• 点呼記録（アルコール測定値、血圧、体温、顔認証画像・本人確認用の顔写真・点呼実施中の録画）
• 生体認証情報（本人確認のため顔写真から作成する顔の特徴データ。本人確認以外の目的には使用しません）
• 車両情報（メーター・点検結果・写真）
• チャットメッセージ
• 通知・電話連絡の送受信記録
• 端末識別情報（プッシュ通知用トークン等）

2. 利用目的

取得した情報は、以下の目的で利用します。

• 本サービスの提供・運営
• 勤怠管理・労務管理・点呼の実施と記録
• 運転業務の状況把握、到着遅延の予測・通知
• 業務の自動記録（位置情報を用いた到着・離脱の自動検知）
• 所属組織の管理者および提携する協力会社との情報共有
• 本サービスの改善・統計分析
• 本人確認・不正利用の防止
• 法令に基づく対応

3. 位置情報の取扱い

本サービスは、所属組織の管理者がコースごとに位置情報共有を「有効」に設定した場合に限り、利用者の位置情報を取得します。

3.1 取得タイミング

• 取得するのは業務報告の始業から終業までの間のみです（業務時間外は取得しません）
• 業務時間中は、アプリを閉じている時や使っていない時（バックグラウンド）も継続して取得します。これは、運転中にアプリを操作しなくても到着・離脱の自動検知や管理者への業務状況共有を行うためです
• 送信頻度: 約3分ごと、または50m以上移動した時点

3.2 自動停止

• 終業の操作を忘れた場合でも、コースに設定された終業確認時刻の1時間後に位置情報の取得を自動停止します
• 業務が延長する場合は、チャットに届く通知から取得を1時間ずつ延長できます

3.3 利用範囲

• 所属組織の管理者が業務状況確認のため閲覧
• 「協力会社共有」設定が有効な場合、所属組織が指定した提携会社の管理者も閲覧
• 自動到着検知・到着遅延予測のための内部処理

3.4 保存期間

• 現在地: 最新の値のみ保持
• 移動履歴: 取得から13ヶ月間（その後自動削除）

3.5 停止方法

利用者は、端末の設定からいつでも位置情報の許可を取り消すことができます。これにより、本サービスは位置情報の取得を停止します。

4. 通話・メッセージの取扱い

• 本サービスの自動音声による電話連絡は、通話内容を録音しません（発信日時・応答状況などの記録のみ保存します）
• チャットメッセージの内容は、業務連絡・業務記録の自動検出のために保存・処理されます
• メッセージを閲覧できるのは、そのトークルームの参加者および所属組織の管理者です
• 当社は電気通信事業法に基づく届出電気通信事業者（届出番号: E-08-05765）として、通信の秘密を保護します

5. 利用者本人の確認（同意の取得）

本サービスでは、スタッフとして登録された利用者の初回ログイン時に、取得する情報とその利用目的を画面に表示し、本人の確認・同意を得たうえで利用を開始します。同意の日時と同意した内容のバージョンは記録として保存します。本ポリシーの重要な変更時には、再度確認画面を表示します。

6. データの保存期間

記録の種類ごとに、関係法令の定める保存期間に1ヶ月の余裕を加えた期間で保存し、期間を過ぎたものは自動的に削除します。

• 点呼記録（測定値・健康申告・本人確認用の顔写真・免許証の記録を含む）: 3年1ヶ月間
• 点呼実施中の録画: 13ヶ月間
• 日報（乗務記録）・給油の記録・位置情報の移動履歴: 13ヶ月間（法定保存期間1年に余裕を加えた期間）
• 勤怠の記録: 3年1ヶ月間（労働基準法の定める保存期間に余裕を加えた期間）
• チャットメッセージ・チャット画像・通知の記録: 1年間
• シフト（配車表）: 3ヶ月間（勤怠・日報は上記のとおり別に保存されます）
• 退職した従業員の登録情報（運転者台帳に相当）: 退職から3年1ヶ月間。顔認証のための顔の特徴データおよび顔登録写真は、退職時に直ちに削除
• 組織が削除したコース・作業の登録情報: 削除から13ヶ月間
• アカウント情報および組織の全データ（保存中のファイル・顔認証データを含む）: 組織の解約後、30日以内に削除

自動削除の実行状況は当社が日次で記録・監視しています。法令上の保存義務がある記録は、上記期間内に利用者側で出力・保管してください。

7. 第三者への提供・共同利用

当社は、以下の場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供しません。

• 利用者本人の同意がある場合
• 法令に基づき開示が求められる場合
• 所属組織内および所属組織が指定した提携会社（協力会社連携）との業務上必要な共有。共有される情報は位置情報・業務状況・業務報告等の業務遂行に必要な範囲に限ります
• 業務委託先（クラウドサービス事業者、地図サービス事業者等）に対し、利用目的の達成に必要な範囲で取扱いを委託する場合

また、本サービス内の車両掲示板に投稿された情報（車両情報、投稿者が任意に記載した電話番号・LINE等の連絡先を含みます）は、投稿者の意思に基づき、所属組織の枠を超えて本サービスの利用者全体に表示されます。投稿の作成をもって、この表示に同意いただいたものとします。投稿はいつでも投稿者自身が編集・削除できます。

8. 利用する外部サービス

本サービスは、以下の外部サービスを利用します。

• Google Firebase（認証、データベース、ファイル保存、プッシュ通知）
• Vercel（Web アプリの配信基盤）
• Amazon Web Services（顔認証・なりすまし防止）
• Stripe（利用料金の決済。カード情報は当社サーバーを経由せず Stripe 社が管理します）
• Sentry（エラー監視。不具合発生時の端末・操作情報）
• OpenFreeMap / OpenStreetMap（Nominatim）（地図タイルの配信・住所検索）
• Open-Meteo（天気情報）
• Mapbox（住所の座標変換・ルート計算。当社サーバー側で利用）
• Twilio（SMS・自動音声電話。当社サーバー側で利用）
• Anthropic Claude API（AI事務員機能。チャットの内容の分類・要約。当社サーバー側で利用）

利用者の端末から直接送信される情報の一覧は情報外部送信に関する表示をご覧ください。

これらのサービスのプライバシーポリシーは各社の規定に従います。

外国にある第三者への提供（委託）について

上記の外部サービス事業者の多く（Google、Vercel、Mapbox、Twilio、Anthropic、Amazon Web Services、Stripe、Sentry）は米国に所在し、 当社はサービス提供のために必要な範囲で、これらの事業者に個人情報の取扱いを委託しています。 そのため、氏名・電話番号・顔画像・位置情報・業務報告等の個人情報が米国に所在するサーバーで保管・処理されることがあります。

• 提供先の国：アメリカ合衆国
• 当該国の個人情報保護制度：米国には連邦レベルで包括的な個人情報保護法はありませんが、各事業者はEU一般データ保護規則（GDPR）等に対応した保護体制を整備しています。個人情報保護委員会が公表する「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査」もあわせてご参照ください
• 提供先が講じる措置：各事業者との利用契約・データ処理条項に基づく目的外利用の禁止、通信および保管データの暗号化、アクセス制御。当社は、これらの措置が継続されていることを各社の公表資料により確認します

利用者の端末から外部事業者へ直接送信される情報については、情報外部送信に関する表示をご覧ください。

9. 安全管理措置

当社は、取得した個人情報の漏洩・滅失・毀損を防止するため、以下の措置を講じます。

• 通信の暗号化（HTTPS）
• アクセス権限の最小化（組織単位のアクセス制御）
• サーバー側のセキュリティルール（Firestore Security Rules 等）
• 運用担当者によるデータへのアクセスは、障害対応等の必要がある場合に限定
• 従業員への教育・研修

10. 個人情報の開示・訂正・削除

利用者は、自身の個人情報について開示・訂正・削除を請求することができます。請求は下記の問い合わせ窓口までご連絡ください。本人確認の上、合理的な期間内に対応いたします。

11. お問い合わせ窓口

12. プライバシーポリシーの変更

当社は、必要に応じて本プライバシーポリシーを変更することがあります。変更後の内容は本ページに掲載した時点から効力を生じるものとします。重要な変更がある場合は、本サービス内で通知し、必要に応じて再度同意の確認を行います。